契約・納品検収
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納品書（伝票）の取扱に関するＱ＆Ａ
- 納品日の日付と受領日が同じ場合には、受領日の記入は省略可能か。
- 納品書（伝票）には物品受領者が必ず受領日の記入をしてください。仮に受領日の記入を省略したい場合には、業者ごとの物品受領簿を作成するなど、受領した日がわかるよう記録をしてください。
- 請求書は、納品書（伝票）ごとに作成する必要があるか。
- 納品書（伝票）ごとに請求書を受取る場合もありますが、状況に応じて（相手業者との取り決め等）月または週単位等にまとめたもの（納品書（伝票）の内訳と請求書の合計額が合致すること）でも差し支えありません。また月を越える納品書（伝票）を取りまとめた請求書は、正しい照合や期ずれ等の問題を生じさせる要因があるので不可となります。
- 納品書（伝票）に記入されている日付と受領日が違う場合にはどのように取扱えばよいか。
- 納品書（伝票）に書かれている日付は、業者側の発送日や電算入力日になっていることもあるので、受領日は実際に物品を受取った日を記入してください。
- 契約の相手方であるＡ社が、納品業務を宅急便業者に委託し物品を配送したため、物品受領者は宅配便の「受取伝票控」にサインと受領日を記入した。この場合、Ａ社の納品書ではなく、この「受取伝票控」を保存書類としても差し支えないか。また、納品書がＡ社のものでないため、Ａ社へ連絡し、その分の納品書を提出させ、それを保存しなければいけないか。
- Ａ社から提出された請求書に記載されている内容と納品確認した伝票（納品書）とを照合する際、「受取伝票控」に記載されている事柄で、正しく納品されたことが確認できれば、その「受取伝票控」を保存書類とし、Ａ社のものを別途取り寄せて保存する必要はありません。また、複数の物品が納品された場合、梱包されたものと一緒に「納品明細」が添付されていることがあります。この場合は、その「納品明細」で納入物品が検収確認できれば、それを納品書とする取扱いも可能です。
(注意１） ただし、複数の物品が宅配業者から1回で配送され、「納品明細」の添付もなく、その「受取伝票控」の記載が「○○ファイル他」、「○○封筒他○点」のような場合だと、後日Ａ社から受けた請求明細と受領した物品との適切な照合ができないため、Ａ社から別途内容を確認できる納品書を取り寄せる必要があります。
※Ａ社が提出した納品書には、再度、物品受領者のサイン等を行う必要はありません。
※Ａ社は納品書をはじめて提出するため、「再作成は不可」の取扱いには該当しません。
（注意２） 複数の納品でも、納品点数が少ない場合など、何を受取ったかが分かるよう物品受領者が「品名、規格、数量」をその「受取伝票控」に記載し、それが保存されていれば、Ａ社から別途納品書を取り寄せる必要はありません。 - 納品時に日付けのない納品書等を持参した場合はどのように取扱うのか
- 物品受領者は、納入業者に日付が記入された納品書等を再提出するよう依頼してください。
- 伝票類（契約関係書類、請求書、納品書、これらに類する書類）の保存年限は何年か
- ７年です。
- 納品書（伝票）に代表者印、社印が無い場合はどのように取扱うのか
- 納品書（伝票）は、物品を受領したことを確認するための書類であるので、納品された物品の数量や規格(明細）の確認が取れる記載であれば、代表者印、社印は無くても差し支えありません。
- 納品書（伝票）に金額の記載が無い場合はどのように取扱うのか
- 上記Ａ７と同様に、納品された物品の数量や規格（明細）の確認が取れる記載であれば、金額の記載が無くても差し支えありません。
- 経費が異なる物品を同時期に発注し、１枚の納品書にそれぞれ記載されている場合、経費ごとに分割した納品書を再度提出してもらう必要があるか。
- 業者から受取る納品書の再作成は不可としているので、この場合、経費区分したことがわかるよう納品書に明記し、別の経費に対してはそのコピーを添付し「原本は○○経費に添付」と記入してください。
もちろん請求書は経費ごとに別になります。 - 不在だったので事務担当者が物品を受領しました。その場合のサイン等はどうするのか。
- 実際に受領した者のサイン及び日付を記入し、後で教官等が内容を確認しサインをしてください。
実際に東京大学に納品されたのがいつで誰が受領したという事実関係をわかるようにしておくためです。
- 納品されましたが、発注品と異なるものが一部含まれており数日後に納品されました。その場合はどうするのか。
- 最初に納品されたものと、後に納品されたものがわかるようにそれぞれについてサイン及び日付を記入してください。
- 業者が納品書を忘れてきました。どうすればいいですか。
- 業者側の納品伝票のコピーをとらせてもらい、それを納品書としてください。
後日再作成したもの、物品とは別に受け取ったものは納品書として認められません。 - 会議室や機器等の使用料で完了通知書（または納品書）が発行されない場合はどうするのか。
- 請求書に完了のサイン等をしてください。
- 宅配便を依頼した場合のサイン等はどうするのか。
- 送付書控えを添付し、発送日の日付と発送を確認した者のサインをしてください。
