海外旅費

【お問合せ】東京大学教養学部　経理課経理チーム　TEL:5454-6715（内線：46715）

部局内の手続き流れ

「出張旅費システム（JTBビジネストラベルソリューションズ)における入力、書類提出、承認について」

UTokyo Portal の旅費制度のページ
https://univtokyo.sharepoint.com/sites/utokyoportal/wiki/d/Business_Travel_Expense_Site.aspx

注意：システムに入力の上、紙媒体も併せて提出してください。

提出書類　！提出すべき書類がすべて揃っている事を確認のうえ経理チームに提出してください！

出張「出発前」

必要書類	左記における注意事項
出張申請書	所属あるいは経費責任者での承認を得てから申請すること。（参照：専攻・系、部会等所属（予算責任者）における出張研修の承認）
学会ホームページ往復書簡（いずれも訳文添付）	学会・研究会等に出席の場合、日程・開催地・発表スケジュールが記載されている資料。打合せは往復書簡。
航空運賃の見積書	航空会社又は旅行業者作成のもの。航空運賃の他、税・料金の内訳が明記されていること。領収書でも可。
査証（ビザ）領収書	入国するために取得した場合（旅費の一部として支給）。支払いを証明できる書類でも可。
海外傷害保険料領収書	支払いを証明できる書類でも可。
海外傷害保険料契約書	その他、契約内容が記載されている書類でも可。
フライトスケジュール	航空会社又は旅行業者作成のもの。旅行業者作成のもの。インターネットで購入の場合は、予約確認画面のフライトスケジュールでも可。
理由書（必要に応じて）	●学部学生に出張を依頼する場合（国内外、通常・近距離、教職員の同行有無を問わず）大学院学生に単独行動で外国出張を依頼する場合下記の3点を記した理由書を添付・必要性・安全確保・学業への支障のないこと ●非常勤研究員が雇用と違う経費で出張する場合、雇用責任者の理由書を添付

次に掲げるものについて、該当する場合は、それぞれの申請も行って下さい。

■「危険有害作業に従事する場合の資格等確認について」（平成17年9月8日付東大総総発第75号）

■様式「危険有害作業資格等確認表」

■様式「野外における教育研究活動　安全衛生管理計画書」（大学院総合文化研究科・教養学部用）
野外における教育研究活動　安全衛生管理計画書

■東京大学職員の自家用車による出張に関する取扱い基準
「東京大学教職員の自家用車による出張に関する取扱い基準」(平成18年7月14日付総長裁定平成21年3月27日改正）

■自家用車業務使用承認伺

支払方法に外国送金を選択した場合は、下記の書類を旅費システム添付ファイルの項目にファイル追加してください。
外国送金支払先情報（出張旅費システム用）（2025.9.1～）

備考欄に記載すること

旅費計算に関する申告は備考欄に入力してください。
参加費請求有無、先方負担あり、宿泊費実費、減額調整、私事あり、謝金あり、業者払い、レンタカー利用など
重複支給や過払を防止するため、必ず申告してください。

■出張旅費のための申告

備考の「出張旅費のための申告」ボタンを押し、チェック・入力してください。
申告事項ページはタブが3つあります。すべてのタブを確認してください。

入力方法はこちらをご覧ください

■学会に参加する場合
立替払請求する学会参加費に食事代が含まれている場合や無料で提供を受ける場合は、日当や宿泊料を減額しなければなりません。必ずシステムの備考欄にその内訳を入力してください（重複支給を防ぐため）。

■旅費調整シート
※立替払請求時に立替払請求書（用度チーム提出分）にも添付してください。

<参考>よくあるご質問+備考欄記載例（旅費）2025年10月版

出張「終了後」

必要書類	左記における注意事項
出張報告書	報告日は出張完了日から2週間以内の日付にすること。
航空運賃領収書	申請時に未提出の場合。領収書に代わる書類として、カード会社の明細書（写）や、振込明細書なども可。
査証（ビザ）領収書	申請時に未提出の場合支払いを証明できる書類でも可。
航空券の半券（搭乗券、BOARDING PASS）	半券がない（紛失した）ときは航空会社の搭乗証明書。所属先が海外の人への依頼出張の場合、帰りの半券のみPDFでも可。
宿泊費領収証	宿泊費実費の場合定額の三倍を超える場合は理由書を添付定額を超える場合は食事の有無を備考欄に記載

提出期限

出張は概算払、精算払に関わらず、すべて事前申請・事前承認が原則です。
出張が決まりましたら、速やかに申請・書類提出願います。

-	精算払	概算払
出張申請書類	出張以前に行われる教授会・総務委員会の１週間前出張期間が１か月以内の場合は出張開始日の１週間前	出張開始日より4週間～3週間前
出張報告書類	出張完了日の2週間以内（出張完了日の翌日から起算する）

※8月は教授会・総務委員会が開催されませんので、ご注意ください。
※教授会・総務委員会日程

提出書類（招へい者）

招へい「出発前」

【注意】
・「招へい」とは国際会議等で特に招へいする学識経験者を想定しており、研究打合せや実験等で滞在するような研究者は想定されていません。
・招へいではない場合、日当・宿泊料は通常の国内旅費の単価が適用されます。

必要書類	左記における注意事項
出張申請書	出張「出発前」の注意事項に準じて作成すること。（不在中の対応を除く）
招へい理由書	研究打合せ等の単なる出張依頼ではなく，「招へい」であることを明確にし，必要性も記載。（「招へい」とは国際会議等で特に招へいする学識経験者を想定しており、研究打合せや実験等で滞在するような研究者は想定されていません。「招へい」ではない場合は、国内旅費の単価が適用されます。）
用務の根拠資料	日程・開催地が記載されている資料
航空運賃の見積書	航空会社又は旅行業者作成のもの。航空運賃の他、税・料金の内訳が明記されているものが望ましい。領収書でも可。
フライトスケジュール	航空会社又は旅行業者作成のもの。インターネットで購入の場合は、予約確認画面のフライトスケジュールでも可。

招へい「終了後」

必要書類	左記における注意事項
出張報告書	報告日は出張完了日から2週間以内の日付にすること。
現金受領の領収書	口座が無く、代理受領により現金支給したもの
航空運賃の領収書	申請時に未提出の場合。領収書に代わる書類として、カード会社の明細書（写）や、振込明細書なども可。
航空券の半券（搭乗券、BOARDING PASS）	「招へい」の場合は、担当教員により出入国に関する情報を出張報告書に記載することで、半券の提出に代えることもできる。

提出期限（招へい者の出張）

出張は概算払、精算払に関わらず、すべて事前申請・事前承認が原則です。
出張が決まりましたら、速やかに申請・書類提出願います。

-	精算払	概算払
出張申請書類	出張開始日の前日	出張開始日より4週間～3週間前
出張報告書類	出張完了日の2週間以内（起算日は出張完了日の翌日）

※精算払の出張申請書は不備修正の可能性を考慮して、事前承認が間に合うように早めに提出してください。

出張変更

出張の申請が承認された後に、日程等変更が生じた場合	専攻又は系長、部会主任、専攻事務担当者の承認をうけた「変更理由書（任意書式）」を報告書類に添付し提出
出張開始後に変更が生じた場合	電話、メール等で上長等の承認をうけ、出張終了後、承認済の旨と、変更内容・理由を、出張報告書の用務報告欄に記載し、提出

旅費振込先を登録又は変更する場合

財務チームに振込先データ登録・修正依頼書を提出してください。

振込先データ登録・修正依頼書

旅費振込先を登録又は変更する場合

財務チームに振込先データ登録・修正依頼書を提出してください。

振込先データ登録・修正依頼書

海外旅費

部局内の手続き流れ

注意：システムに入力の上、紙媒体も併せて提出してください。

提出書類 ！提出すべき書類がすべて揃っている事を確認のうえ経理チームに提出してください！

出張「出発前」

備考欄に記載すること

出張「終了後」

提出期限

提出書類（招へい者）

招へい「出発前」

招へい「終了後」

提出期限（招へい者の出張）

出張変更

旅費振込先を登録又は変更する場合

旅費振込先を登録又は変更する場合

提出書類　！提出すべき書類がすべて揃っている事を確認のうえ経理チームに提出してください！