契約・納品検収
【お問合せ】東京大学教養学部 経理課用度チーム TEL:5454-6028（内線：46028）
一月複数回納品を一括して処理する場合の納品確認（受付カードなし）
雑誌、図書、試薬、材料等一月に複数回納品され、一月分をまとめて請求する場合には「受付カード」を使用して納品日を確認すると事務が煩雑になるため、以下のように取扱います。
図書、雑誌の取扱い
○海外からの郵送、直接納品等納品方法がさまざまであり、「受付カード」による納品日の確認が困難である。
○一月分をとりまとめて請求している。
- 一ヶ月分まとめた納品書にゴム印等で「納品日は図書館保存書類または図書館システムで管理」と記載
- 仮納品書は発注場所で保管する。
- 仮納品書への納品日記載、受領者のサインについて取扱いは通常納品と同様。直接業者が納品する場合には 「受付カード」が必要。
- 雑誌には日付（納品日）入りの受付印を押し、同日で図書システムに登録する。
試薬、材料の取扱い
○発注ノートあるいはＰＣ上（共有ファイル）で発注を行っており、１回の納品ごとに「受付カード」による納品日の確認を行うと事務が煩雑になってしまう。
- 一ヶ月分まとめた納品書にゴム印等で「納品日は発注ノート（あるいは共有ファイル）で管理」と記載
- 発注ノート（共有ファイル）は発注場所で管理する。
- 発注ノート（共有ファイル）にはノート記入日、発注者、業者受注日、納品日、物品受領者欄を設ける。
【注意】
- 仕訳日は便宜的、に最終納品日あるいはその月の最終日を仕訳日とする
- 一月分を取りまとめる場合は、未払金計上の月次または年次でずれることのないよう月の初日から末日納品分を取りまとめるものとする。（月をまたいでの取りまとめ不可）
- 仮納品書、発注ノート、共有ファイル等は７年間保存
- その他、上記取扱いでも処理できないケースがありましたら個別に対応いたしますのでご相談願います。
